28) Классификация документов в бухгалтерском учете

Все многообразие бухгалтерских документов принято группировать по однородным признакам:

1. По назначению:

- распорядительные - разрешают проведение хозяйственных операций, но не подтверждают их совершение (приказы, распоряжения, указания, доверенности) не отражается в учетных регистрах. Эти документы подписывают сотрудники организация, имеющие право давать распоряжения, отраженные в данных документах;

- исполнительные (оправдательные) - фиксируют факт совершения хозяйственной операции и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных ресурсов, что непосредственно отражается в учетных регистрах (накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и др.)

- бухгалтерского оформления - составляются в бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственных операций других первичных документов нет (отчеты, справки, расчеты и др.)

- комбинированные - документы, имеющие разрешительно - оправдательный характер, оправдательный и бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расходный кассовый ордер, платежная ведомость)

2. По порядку составления:

- первичные - составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения

- сводные - оформляются на основании первичных однородных документов. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления, комбинированными.

3. По содержанию хозяйственных операций:

- материальные - отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные акты (накладные) приема – передачи и списания основных средств, нематериальных активов, документы на оприходование и списание материальных ценностей, счета-фактуры, накладные и др.

- денежные - отражают движение денежных средств. Например: чеки, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и др.

- расчетные - отражают расчеты организация с юридическими и физическими лицами. Например: платежные поручения, расчетно-платежные ведомости.

4. По способу отражения операций:

- разовые - применяются один раз для отражения одной или нескольких операций. После составления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете.

- накопительные - составляются за определенный период для отражения однородных повторяющихся операций. В конце периода подсчитываются итоги для показателей, которые служат основанием для учетных записей. Например: лимитно-заборные карты, месячные наряды и др.

5. По месту составления:

- внутренние - составляются для отражения внутренних операций организация. Например: кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости и др.

- внешние - составляются за пределами данной организации и поступают к нему в оформленном виде. Например: счета-фактуры, выписка из банка, товарно-транспортные накладные и др.

6. По порядку заполнения:

- ручные

- с применением ВТ - автоматическое формирование первичного документа в момент отражение хозяйственной операции в информационной системе организация

Форма документа определяется совокупностью показателей и их расположением в документе. Наименование показателей и их состав зависят от типа отражаемой хозяйственной операции.

Первичные документы для придания им юридической силы имеют ряд обязательных показателей:

- наименование документа (формы), код формы;

- дата составления;

- наименование организации;

- содержание хозяйственной операции

- измерители хозяйственной операции

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

В зависимости от технологии обработки в документ могут быть внесены дополнительные показатели Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов, если реквизиты не заполнены делается прочерк. Записи в документах делаются средствами, обеспечивающими сохранность записей длительное время.

Если в тексте или цифрах документа допущена ошибка, делается исправительная запись и заверяется подписью уполномоченного лица. В кассовых документах исправления не допускаются.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяют по форме – устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей; арифметическую проверку – правильность подсчетов; по существу – устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают обработке: проводят таксировку, группировку, контировку.

Таксировка – денежная оценка указанных в документе материальных ценностей, затрат труда и др.

Группировка – подбор однородных документов в пачки, на основе групп первичных документов составляют сводные документы.

Контировка – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.

После проведения контировки данные документов отражаются на счетах бухгалтерского учета, а документы сдаются в архив.

Существуют требования к хранению документов: документы должны переплетаться в пачки, раскладываться в хронологии. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:

Дата принятия на хранение Номер полки хранения Название и номер дела Год и месяц С какого по какой номер статьи Количество листов в деле Примечание

Дела из архива выдаются только по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями, налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательство РФ.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в архив утверждены Инструкцией Главного архивного управления, в которой указано какие документы должны сдаваться в архив, а какие по истечении срока уничтожаться в организации. Квартальные балансовые отчеты хранятся 5 лет; главные книги и журналы, акты ревизий- 5 лет; годовые балансы –10 лет; лицевые счета работников – 75 лет.

<< | >>
Источник: Ответы к экзамену «Бухгалтерский учет». 2016

Еще по теме 28) Классификация документов в бухгалтерском учете:

  1. 12 Нормативные документы в бухгалтерском учете
  2. Общие положения о бухгалтерском учете Объекты бухгалтерского учета и их классификация
  3. 5.1. Классификация ошибок в бухгалтерском учете.
  4. Документ, документооборот, классификация бухгалтерских документов
  5. КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
  6. Рабочие документы аудитора: виды, классификация и требования к составлению, их использование при выработке мнения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности.
  7. 1.2. Закон о бухгалтерском учете.
  8. Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете
  9. Информационные технологии в бухгалтерском учете
  10. /. 2. ДОХОДЫ И РА СХОДЫ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ